Apostille Dokumen Perkawinan dari Negara Ketiga

Apostille Dokumen Perkawinan dari Negara Ketiga, Perkawinan internasional dapat melibatkan lebih dari dua negara. Salah satu situasi yang cukup sering terjadi adalah ketika Warga Negara Indonesia (WNI) menikah dengan Warga Negara Asing (WNA) di negara ketiga, yaitu negara yang bukan negara kewarganegaraan salah satu pasangan. Dalam kondisi tersebut, dokumen perkawinan yang di terbitkan oleh negara tempat perkawinan berlangsung dapat di perlukan untuk berbagai keperluan administratif di negara lain.

Salah satu proses yang perlu di perhatikan adalah apostille dokumen perkawinan dari negara ketiga. Apostille berfungsi untuk mempermudah pengakuan dokumen publik asing di negara tujuan yang menjadi pihak pada Konvensi Apostille.

Namun, prosedurnya tidak selalu sederhana karena harus memperhatikan negara penerbit dokumen, negara tujuan dokumen, jenis dokumen perkawinan, serta kewenangan otoritas yang menerbitkan apostille.

Apa Itu Apostille Dokumen Perkawinan?

Apostille adalah sertifikat yang di gunakan untuk mengautentikasi asal-usul suatu dokumen publik agar dapat di gunakan di negara lain yang juga menjadi pihak pada Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Konvensi Apostille 1961).

Dalam konteks perkawinan, dokumen yang dapat berkaitan dengan apostille antara lain:

Akta perkawinan;
Marriage Certificate;
Marriage Registration Certificate;
Kutipan akta perkawinan;
Surat keterangan perkawinan;
Dokumen catatan sipil terkait perkawinan;
Dokumen lain yang di kategorikan sebagai dokumen publik oleh negara penerbit.

Apostille pada dasarnya bukan menerjemahkan isi dokumen dan bukan pula menyatakan bahwa seluruh isi dokumen tersebut benar. Fungsi utamanya berkaitan dengan pengesahan asal tanda tangan, kapasitas pejabat yang menandatangani dokumen, dan keaslian cap atau stempel yang terdapat pada dokumen, sesuai mekanisme yang berlaku.

Apa yang Di maksud Negara Ketiga?

Negara ketiga adalah negara tempat perkawinan di langsungkan yang berbeda dari negara kewarganegaraan pasangan.

Sebagai contoh:

Suami merupakan WNI;
Istri merupakan WNA dari Negara B;
Pernikahan dilangsungkan di Negara C.

Dalam situasi tersebut, Negara C merupakan negara ketiga.

Akta atau sertifikat perkawinan yang di terbitkan oleh Negara C pada dasarnya merupakan dokumen publik dari Negara C. Jika dokumen tersebut akan di gunakan di Indonesia, perlu di periksa apakah Negara C dan Indonesia terikat pada Konvensi Apostille serta bagaimana prosedur penggunaan dokumen asing di Indonesia.

Mengapa Apostille Di perlukan?

Apostille di perlukan untuk memberikan mekanisme yang lebih sederhana dalam penggunaan dokumen publik dari satu negara ke negara lain.

Tanpa mekanisme apostille, penggunaan dokumen asing dapat memerlukan proses legalisasi berjenjang melalui berbagai instansi. Konvensi Apostille bertujuan menyederhanakan proses tersebut melalui penerbitan satu sertifikat apostille oleh otoritas yang berwenang di negara asal dokumen.

Dalam kasus perkawinan dari negara ketiga, apostille dapat menjadi bagian penting ketika dokumen perkawinan tersebut akan di gunakan untuk:

Pelaporan perkawinan di Indonesia;
Administrasi kependudukan;
Keperluan imigrasi;
Pengurusan status keluarga;
Permohonan visa pasangan;
Keperluan kewarganegaraan;
Pengurusan hak keperdataan;
Administrasi anak;
Keperluan perbankan atau properti;
Proses hukum lainnya.

Contoh Kasus Apostille Perkawinan dari Negara Ketiga

Misalnya seorang WNI menikah dengan WNA di Singapura.

Pasangan tersebut memperoleh Marriage Certificate yang di terbitkan oleh otoritas Singapura. Beberapa waktu kemudian, mereka membutuhkan dokumen tersebut untuk kepentingan administrasi di Indonesia.

Dalam kondisi demikian, dokumen perkawinan tersebut merupakan dokumen yang berasal dari Singapura. Oleh karena itu, proses autentikasi atau apostille pada prinsipnya harus mengikuti mekanisme yang di tetapkan oleh otoritas Singapura sebagai negara penerbit dokumen.

Setelah dokumen memenuhi persyaratan yang di tentukan, dokumen tersebut dapat di gunakan di negara tujuan sepanjang persyaratan administratif negara tujuan juga telah di penuhi.

Tahapan Apostille Dokumen Perkawinan dari Negara Ketiga

Secara umum, tahapan yang perlu di perhatikan meliputi beberapa langkah berikut.

1. Memastikan Jenis Dokumen Perkawinan

Pertama, pastikan dokumen yang di miliki merupakan dokumen resmi yang di terbitkan oleh instansi berwenang.

Perlu di periksa:

Nama pasangan;
Tanggal perkawinan;
Tempat perkawinan;
Nomor dokumen;
Instansi penerbit;
Tanda tangan pejabat;
Cap atau stempel;
Kondisi fisik dokumen.

Jika terdapat kesalahan nama atau data, sebaiknya di lakukan koreksi terlebih dahulu sebelum mengurus apostille.

2. Memastikan Negara Penerbit

Identifikasi negara yang menerbitkan dokumen perkawinan.

Hal ini sangat penting karena permohonan apostille di lakukan berdasarkan negara asal dokumen, bukan semata-mata berdasarkan kewarganegaraan pemilik dokumen.

Jika perkawinan di laksanakan di negara ketiga dan dokumennya di terbitkan oleh negara tersebut, prosedur autentikasinya harus mengikuti ketentuan negara penerbit.

3. Memeriksa Status Konvensi Apostille

Selanjutnya, perlu di periksa apakah:

Negara penerbit merupakan pihak Konvensi Apostille;
Negara tempat dokumen akan di gunakan juga merupakan pihak Konvensi Apostille;
Tidak terdapat keberatan atau kondisi khusus yang memengaruhi hubungan kedua negara.

Pemeriksaan ini penting karena apostille tidak dapat di perlakukan secara universal untuk semua negara.

4. Memeriksa Persyaratan Otoritas Penerbit Apostille

Setiap negara dapat memiliki prosedur administratif tersendiri.

Persyaratan dapat mencakup:

Dokumen asli;
Salinan resmi;
Formulir permohonan;
Identitas pemohon;
Pembayaran biaya;
Verifikasi tanda tangan;
Verifikasi notaris atau pejabat terkait;
Persyaratan penerjemahan tertentu.

Oleh sebab itu, dokumen sebaiknya di periksa terlebih dahulu sebelum di ajukan.

5. Mengajukan Apostille

Permohonan di ajukan kepada competent authority yang di tunjuk oleh negara penerbit.

Otoritas tersebut akan melakukan pemeriksaan sesuai kewenangannya. Apabila persyaratan terpenuhi, apostille di terbitkan dan di lekatkan atau di kaitkan dengan dokumen publik yang bersangkutan sesuai prosedur setempat.

6. Menerjemahkan Dokumen Jika Di perlukan

Dokumen perkawinan yang telah memperoleh apostille mungkin masih perlu di terjemahkan apabila negara tujuan mensyaratkan penggunaan bahasa tertentu.

Penerjemahan merupakan proses yang berbeda dari apostille.

Dengan demikian:

Apostille ≠ penerjemahan.

Dokumen dapat telah memperoleh apostille tetapi tetap membutuhkan terjemahan resmi untuk di gunakan dalam administrasi negara tujuan.

7. Menggunakan Dokumen di Negara Tujuan

Setelah proses selesai, dokumen dapat di gunakan untuk kepentingan administratif sesuai ketentuan negara tujuan.

Namun, apostille tidak otomatis berarti semua lembaga akan menerima dokumen tanpa pemeriksaan tambahan.

Instansi yang menerima dokumen tetap dapat meminta persyaratan lain berdasarkan jenis pelayanan yang di berikan.

Apakah Dokumen Perkawinan dari Negara Ketiga Bisa Langsung Di gunakan di Indonesia?

Jawabannya tidak selalu langsung.

Apostille berkaitan dengan autentikasi dokumen publik lintas negara. Sementara itu, pengakuan atau pencatatan suatu perkawinan di Indonesia memiliki aspek hukum dan administratif tersendiri.

Misalnya, pasangan WNI dan WNA menikah di negara ketiga. Walaupun Marriage Certificate telah mendapatkan apostille, masih perlu di lihat apakah terdapat kewajiban pelaporan atau pencatatan perkawinan kepada instansi Indonesia.

Dengan kata lain:

apostille merupakan bagian dari proses penggunaan dokumen asing, bukan satu-satunya syarat untuk menentukan akibat hukum perkawinan di Indonesia.

Apostille dan Pencatatan Perkawinan di Indonesia

Pasangan WNI yang menikah di luar negeri perlu memperhatikan ketentuan administrasi kependudukan dan pencatatan perkawinan yang berlaku di Indonesia.

Dokumen perkawinan dari luar negeri dapat menjadi salah satu dokumen pendukung dalam proses administrasi tersebut.

Karena perkawinan internasional dapat melibatkan unsur hukum beberapa negara, pemeriksaan sebaiknya di lakukan secara menyeluruh, terutama apabila:

Salah satu pasangan merupakan WNA;
Pernikahan dilaksanakan di negara ketiga;
Pasangan berdomisili di negara berbeda;
Dokumen menggunakan bahasa asing;
Perkawinan akan dilaporkan di Indonesia;
Pasangan memiliki anak;
Terdapat aset di Indonesia;
Pernikahan di perlukan untuk keperluan visa atau imigrasi.

Perbedaan Apostille dan Legalisasi

Apostille dan legalisasi sama-sama berkaitan dengan penggunaan dokumen publik di luar negeri, tetapi mekanismenya berbeda.

Apostille menggunakan mekanisme yang di sederhanakan berdasarkan Konvensi Apostille 1961.

Sementara itu, legalisasi konvensional dapat melibatkan tahapan autentikasi dari otoritas tertentu dan proses pada perwakilan diplomatik atau konsuler, tergantung hubungan dan ketentuan negara yang bersangkutan.

Karena itu, sebelum mengurus dokumen perkawinan dari negara ketiga, penting untuk menentukan mekanisme mana yang berlaku.

Hal yang Sering Menjadi Kendala

Pengurusan apostille dokumen perkawinan dari negara ketiga dapat menghadapi beberapa kendala.

Dokumen Tidak Memenuhi Format

Tidak semua dokumen yang berkaitan dengan perkawinan otomatis dapat di apostille. Otoritas penerbit dapat menetapkan jenis dokumen tertentu yang memenuhi syarat.

Tanda Tangan Pejabat Tidak Terdaftar

Apostille berkaitan dengan autentikasi tanda tangan atau kapasitas pejabat. Jika tanda tangan pejabat tidak dapat diverifikasi, permohonan dapat mengalami kendala.

Dokumen Rusak

Dokumen yang rusak, tidak terbaca, atau mengalami perubahan fisik tertentu dapat memerlukan penerbitan dokumen baru.

Perbedaan Nama

Perbedaan penulisan nama antara paspor, akta kelahiran, dan dokumen perkawinan dapat menimbulkan pertanyaan administratif.

Bahasa Dokumen

Dokumen berbahasa asing dapat membutuhkan terjemahan sesuai ketentuan lembaga yang akan menerima dokumen tersebut.

Negara Penerbit dan Negara Tujuan Berbeda

Dalam perkawinan yang melibatkan tiga negara, pemeriksaan harus di lakukan terhadap hubungan hukum antara negara penerbit dokumen dan negara tujuan penggunaan dokumen.

Dokumen yang Sebaiknya Di siapkan

Untuk mengantisipasi proses administrasi, pasangan dapat menyiapkan:

Dokumen perkawinan asli;
Paspor pasangan;
Identitas WNI;
Dokumen kependudukan;
Akta kelahiran jika diperlukan;
Dokumen perceraian atau kematian pasangan sebelumnya jika relevan;
Dokumen perubahan nama jika ada;
Terjemahan dokumen jika dipersyaratkan;
Formulir permohonan apostille;
Dokumen tambahan sesuai negara penerbit.

Persyaratan aktual dapat berbeda berdasarkan negara dan jenis dokumen.

Apakah Apostille Bisa Diurus dari Indonesia?

Dalam kasus tertentu, proses apostille terhadap dokumen yang diterbitkan oleh negara lain tidak dapat dilakukan oleh otoritas Indonesia.

Hal ini karena kewenangan apostille berada pada competent authority di negara penerbit dokumen.

Misalnya dokumen perkawinan diterbitkan oleh negara ketiga, maka perlu dilihat otoritas negara ketiga tersebut yang berwenang menerbitkan apostille.

Indonesia dapat berperan sebagai negara tujuan penggunaan dokumen, tetapi bukan berarti Indonesia berwenang memberikan apostille terhadap dokumen yang diterbitkan oleh negara asing.

Pentingnya Memeriksa Tujuan Penggunaan Dokumen

Sebelum mengurus apostille, tentukan terlebih dahulu untuk apa dokumen akan digunakan.

Proses untuk:

pencatatan perkawinan,
visa pasangan,
kewarganegaraan,
administrasi anak,
pengurusan aset,

dapat memiliki persyaratan yang berbeda.

Mengetahui tujuan penggunaan sejak awal dapat membantu menentukan dokumen apa yang harus dipersiapkan dan apakah diperlukan apostille, terjemahan, legalisasi tambahan, atau dokumen pendukung lainnya.

Kesimpulan

Apostille dokumen perkawinan dari negara ketiga merupakan proses penting dalam penggunaan dokumen perkawinan lintas negara, khususnya ketika WNI dan WNA menikah di negara yang berbeda dari negara kewarganegaraan mereka.

Prosesnya perlu dimulai dengan memastikan keaslian dan jenis dokumen, negara penerbit, status Konvensi Apostille, competent authority, persyaratan penerjemahan, serta ketentuan negara tujuan.

Yang perlu dipahami, apostille tidak sama dengan pengakuan otomatis atas perkawinan. Apostille terutama memberikan mekanisme autentikasi dokumen publik untuk digunakan lintas negara. Aspek pencatatan dan akibat hukum perkawinan tetap harus mengikuti hukum negara tempat dokumen tersebut digunakan.

Karena perkawinan dari negara ketiga dapat melibatkan hukum dan administrasi tiga negara sekaligus, pemeriksaan dokumen sebelum pengajuan sangat penting untuk menghindari penolakan atau pengulangan proses.

Konsultasi Dokumen Perkawinan Internasional

Mengurus dokumen perkawinan dari negara ketiga dapat menjadi lebih kompleks ketika melibatkan WNI, WNA, negara tempat perkawinan, dan negara tempat dokumen akan digunakan.

PT. Jangkar Global Groups dapat membantu konsultasi terkait kebutuhan dokumen perkawinan internasional, apostille, legalisasi, penerjemahan, serta persiapan administrasi penggunaan dokumen perkawinan luar negeri.

PT. Jangkar Global Groups
Hubungi: 087727688883
Website: jangkargroups.co.id